5 vinkkiä teemamatkan toteuttamiseen

Matkan suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, koska mitä aikaisemmassa vaiheessa suunnittelun aloittaa, sitä suuremmalla todennäköisyydellä osallistujien aikataulut sopivat yhteen ja myös juhlapaikan, majoittautumisen ja mahdollisten palveluiden ja lisäpalveluiden hinta voi olla paljon edullisempi.
Teeman mukaan valittujen paikkojen tarjonta kannattaa tarkistaa tarkasti, mitä heillä onkaan tarjolla. mahdolliset lisäpalvelut, hinnat ja ohjelmat on tilattavissa hyvissä ajoin, mm osallistujamäärän mukaan skaalattuna. On myös mahdollista, että tietytpaikat tarjoavat vain tiettyinä aikoina ja ajankohtina palveluitaan. Esimerkiksi kylpylät tai teemapaikat tarjoavat myös mahdollisuutta varata koko paikka yksityiseen käyttöön ilman muiden asiakkaiden läsnäoloa. Tämä on isompien seurueiden kohdalla kätevää, koska ei tarvitse miettiä omien tavaroiden säilyttämisestä, muiden ihmisten häiritsevästä käytöksestä tai henkilökunnan panostamisesta juhlaseurueeseen. Ennen valintaa kannattaa myös hakea Internetistä arvosteluita ja muiden asiakkaiden kokemuksia palvelusta, puitteista ja tarjonnasta. Se saattaa pelastaa monelta harmilta, kun tietää suurinpiirtein mitä on tarjolla.
Liikkuminen kannattaa varata hyvissä ajoin, varsinkin isommille porukoille etukäteen ostettaessa ryhmämatkat tulevat usein halvemmaksi ja niihin on mahdollista hommata lisäpalveluita tai peruutusturva, esimerkiksi juhlasankarin sairastumisesta johtuvan peruuntumisen takia. Tämä onkin todella hyvä vaihtoehto ja sillä saattaakin säästää todella paljon rahaa.
Ravintolat ja ruokapaikat kannattaa valita ja kilpailuttaa huolella. On mahdollista myös saada hotellin oman ravintolan palveluista alennusta majoittautumisen yhteydessä (esimerkiksi Helsinki hotelli hotellista). Kannattaa siis ottaa rohkeasti yhteyttä hotellin asiakaspalveluun ja tiedustella onko heillä tälläistä vaihtoehtoa tarjolla. Joskus on myös mahdollista saada käyttöönsä yksityinen lounge, ruokasali tai esimerkiksi tarjoilut tilattuna suoraan isompaan sviittiin.
Teema-, tai juhlapaikan valinnan jälkeen ennen juhlia kannattaa mahdollisuuksien mukaan käydä paikan päällä tarkistamassa ja sopimassa asiat, sekä tiedustella mahdollisista muutoksista tai tulevista aikatauluista.