Kiinnitä huomioita näihin pisteisiin ja ikimuistoinen tapahtuma on taattu

Onnistunut tapahtuma on tapahtuma, missä logistiikka toimii sujuvasti, sisustus on kohdallaan, teema oikea ja mikä kaikkein tärkeintä, osallistujat viihtyvät. Oli kyse sitten yritysluontoisesta seminaarista tai romanttisista hääjuhlista, tapahtuman onnistumista voidaan mitata tietyillä pisteillä, joiden toteuttaminen takaa unohtumattoman päivän osallistujille ja ansaitun meriitin tapahtumajärjestäjälle.

• Tiedottaminen

Onnistunut tapahtuma saa alkuunsa riittävästä ja oikeanlaisesta tiedottamisesta. On tärkeää huolehtia jokainen kutsu oikeaan osoitteeseen, oli kyse perinteisestä kirjeestä tai ketjusähköpostiviestistä. Ajan ja paikan tiedottamisen lisäksi ilmi tulee käydä kaikki muu tarvittava tieto kuten pukukoodi, ohjelma, saako seuralaisen tuoda mukana jne. Osanottajien tulee tietää, mitä odottaa tapahtumalta ja saapua oikealla asenteella tapahtumapaikalle (elleivät kyseessä sitten ole yllätysjuhlat!). Tapahtuman kulku on sulavampaa, kun vieraat ovat perillä sen ohjelmasta ja teemasta.

• Ensivaikutelma

Vaikka osanottajat saapuvat paikalle informoituina ja teemaan asennoituneina, se ei tarkoita sitä, etteikö ensivaikutelmalla voisi saada aikaan wow-reaktiota. Kyllä voi! Sisäänkäyntiin ja sisustukseen saa ja täytyy panostaa. Ihmeitä ei tarvitse tehdä, sillä yksinkertaisella valaistuksen kikkailulla esimerkiksi iltajuhliin saa luotua taikaa, joka ilman epäilystä saa vieraat ihastelemaan ääneen. Positiivinen ensivaikutelma on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa ja se saattaa auttaa kompensoimaan muiden tilojen puutteita.

• Tunnelma

Oikeanlaiseen tunnelmaan vaikuttavat monet tekijät kuten valaistus, koristelu, musiikki ja värimaailma. Sisustussilmää siis tarvitaan oikean tunnelman luomiseen, mutta vähintään yhtä tärkeää on huolehtia, että tekniikan puolella sekä valaistus että äänentoisto toimivat. Olennaista on saada musiikki, värit ja valaistus toimimaan yhteen tapahtuman teeman kanssa.

• Osallistujat keskipisteessä

Kenties kaikista edellä mainituista pisteistä kaikkein tärkein. Tapahtuma, jossa vieraat eivät viihdy, on epäonnistunut. Oli kyse sitten formaalista kokouksesta tai poikamies-illasta, on tärkeää luoda tunnelma, jossa osanottajat tuntevat olonsa mukavaksi. On tärkeää varmistaa myös tapahtuman aikana, että osanottajat viihtyvät ja heillä on ulottuvillaan kaikki tarvittava. Harva tapahtuma olisi mahdollinen ilman sen osanottajien tuomaa panosta, siksi on tärkeää huomioida heidän osallistumisensa myös jälkikäteen. Kiitosviestit ja -kortit kuuluvat onnistuneen tapahtuman päätökseen.

Kun kaikki nämä neljä pistettä ovat vankasti mielessä koko tapahtuman ajan, on onnistuneen ja ikimuistoisen tapahtuman luomiselta vaikea välttyä!