Sujuvan logistiikan haasteet tapahtuman järjestämisessä

Oletko koskaan kuullut yhdenkään tapahtumajärjestäjän sanovan, kuinka helppoa ja yksinkertaista tapahtuman järjestäminen on? Tuskin! Mutta helppoa sen ei tarvitsekaan olla. Oikeanlaisella suunnittelulla se voi kuitenkin olla tuottoisaa. Tunnista, ennakoi ja ratkaise nämä kolme sujuvan logistiikan haastetta ja vältä turha stressaaminen tapahtumapäivänä.

Tapahtuman sijainti

Tapahtuman sijainnilla on logistiikan kannalta suuri merkitys. Säämuutokset tuovat ulkoilmatapahtumiin omat haasteensa ja sisätiloissa taas on omat kokorajoituksensa. Esimerkiksi festivaaleja ja musiikkitapahtumia järjestävä on saanut enemmän tai vähemmän tarpeekseen protesteista ja valituksista, sekä joutunut neuvottelemaan viranomaisten kanssa mahdollisista meluhaitoista. Kaukana asutuksesta sijaitsevalle tapahtuma-alueelle tulee logistiikan huolehtia kuljetus sekä mahdolliset majoitukset, kun taas kaupungissa järjestettäviin tapahtumiin ruuhkat ja ihmismassat tuovat omat haasteensa. Liikkuvat tapahtumat kuten maratonit ja karnevaalit ovat äärimmäisen haasteellisia, sillä logistiikka keskittyy yhden tilan sijaan useisiin liikkuviin tiloihin, jolloin turvallisuuden ja sujuvuuden takaaminen monimutkaistuu.

Tapahtuman asiakastyyppi

Muutaman liikaa ottaneen häävieraan rauhoittelu on yllättävän helppoa verrattuna monituhatpäiseen festarikansaan. Logistiikan tulee panostaa turvallisuuteen varsinkin suurissa musiikkitapahtumissa estääkseen alkoholin ja huumausaineiden väärinkäytön, sekä vaarallisten esineiden kulkeutumisen valvotuille alueille. Ikärajoitukset, turvatarkastukset ja valvontakamerat auttavat osaltaan kontrolloimaan suuria ihmismassoja ja kun on kyse asiakkaiden turvallisuudesta, budjetissa ei tältä osalta kannata tinkiä. Lisäksi kutsuvieraiden status vaikuttaa omalta osaltaan tapahtuman sujuvuuden panostamiseen. Lienee sanomattakin selvää, että valojen sammuminen lasten syntymäpäiväkutsuilla ei aiheuttane yhtä suurta närkästystä kutsuvieraissa kuin sama tilanne yrityskonferenssissa kesken toimitusjohtajan puheen?

Tapahtuman koko

Koolla on väliä tapahtumajärjestyksessä. Logistiikan panostus suuriin tapahtumiin alkaa kuukausia ennen tapahtumapäivää ja kyllä, se vie aikaa ja rahaa. Suurten ihmismassojen saapuminen, ohjaaminen alueella ja alueelta pois on haastavaa. Suuremmat tapahtumat vaativat viranomaisten myöntävät luvat ja nämä luvat ovat harvoin ilmaisia. Luvat on tärkeä pitää aina kunnossa oli kyseessä suuri tai pieni tapahtuma, sillä niiden puutteellisuus johtaa usein sakkoihin ja tapahtuman keskeytykseen. Tapahtumiin tilattujen artistien myöhästymiset ja peruuntumiset, liian pitkät jonotusajat, laittomat lipunmyyjät sekä ongelmat äänentoistossa ovat kaikki merkkejä huonosti toteutetusta logistiikasta ja heikentävät tapahtumajärjestäjien asiakastyytyväisyyttä. Pienempienkään tapahtumien kuten häiden logistiikkaa ei myöskään tule aliarvioida, sillä tapahtumajärjestäjän ei kannata unohtaa, että kyseessä on usein hääparin elämän tärkein päivä!