Tehokas logistiikka näyttelee tärkeää roolia onnistuneessa tapahtumassa

Logistiikka on osa tapahtumajärjestämisen kokonaisuutta. Onnistuneen logistiikan tavoitteena on varmistaa tiedon, tarvikkeiden, kaluston sekä vieraiden kulkeutuminen ja saapuminen oikeaan paikkaan oikeaan aikaan budjettia ja aikarajaa noudattaen. Yksikään menestyvä tapahtumajärjestäjä ei aliarvioi logistiikan tärkeyttä onnistuneen tapahtuman toteutuksessa.

Tapahtuman logistiikan toteutus alkaa, kun tapahtumapaikka on valittu, teema luotu ja ajankohta päätetty. Logistiikan toteutuksen pituus määräytyy usein tapahtuman koon mukaan, esimerkiksi suuret palkintogaalat vaativat valtavan määrän monitasoista logistiikkaa, jonka suunnittelemiseen menee useita kuukausia. Yleensä pienet intiimit yksityisjuhlat vaativat hyvin vähän logistiikan hallintaa, kun taas suurissa liikkuvissa tapahtumissa logistiikan läsnäolo on oleellista ja vastuu jaetaan kymmenien alan asiantuntijoiden kanssa.

Otamme esimerkiksi aiemmin mainitun palkintogaalan. Logistiikan hallinnoiminen alkaa jo ennen gaalapäivää, tässä tapauksessa puhumme sadoista kutsuvieraista ja suunnittelut on aloitettu kuukausia ennen. Kaluston varastointi ja sen kuljetus paikan päälle, valojen ja äänentoiston asentaminen ja tapahtumapaikan turvallisuuden ja varauloskäyntien varmistaminen ovat kaikki osa logistiikan tehtäviä. Tämä voi vaatia yhteistyötä myös muiden paikallisten organisaatioiden kuten kaupunginviraston, poliisin tai palokunnan kanssa riippuen tapahtuman koosta. Logistiikan tulee tutustua tapahtumapaikkaan etukäteen asiakkaan silmin. Lisäksi logistiikka vastaa oikean informaation tiedottamisesta, VIP-kutsuvieraiden läpikulkupasseista, vieraiden kuljetuksesta ja parkkipaikkojen järjestämisestä.

Tapahtumapäivän koittaessa logistiikka huolehtii ruoan ja juoman saapumisesta juhlapaikalle oikeaan aikaan, vieraiden vastaanoton sujuvasta kulusta sekä tarjoilun ja gaalaillan ohjelmiston oikeasta ajoituksesta. Logistiikka tekee tiivistä yhteistyötä koko tapahtuman ajan muiden esimiesten ja projektipäällikön sekä tapahtumajärjestäjän kanssa. On välttämätöntä, että logistiikka pysyy ajan tasalla tapahtumista joka hetki, oli kyse sitten ongelmasta valaistuksen kanssa tai liian pitkistä jonoista wc-tiloihin. Gaalaillan päättyessä logistiikka huolehtii vieraiden turvallisesta ja sujuvasta poistumisesta sekä tapahtumatilan tyhjentämisestä.

Mitä enemmän yksityiskohtia on kyetty suunnittelemaan ja toteuttamaan ennen tapahtumapäivää, sitä vähemmän kaaosta syntyy itse tapahtumapäivänä. Oli kyse sitten suunnittelusta taikka toteuttamisesta, jokaisen askeleen kirjaaminen ylös ja niiden läpikäyminen yhä uudelleen yksin ja koko työryhmän kanssa on takuu onnistuneeseen tapahtumaan. Logistiikka näyttelee hyvin tärkeää roolia koko tapahtuman toimeenpanossa. Loppujen lopuksi logistiikan kaikkein tärkein päämäärä on koko tapahtuman sujuvuus.