Ostaa vaiko vuokrata, siinäpä vasta kysymys!

Jossain vaiheessa uraansa monella tapahtumajärjestäjällä on edessään kysymys siitä, tulisiko kalusteet ja muut tapahtumaan tarvittavat tarvikkeet vuokrata vai ostaa suoraan yrityksen omaan käyttöön. Vertailemme seuraavaksi vuokrauksen ja ostamisen hyviä ja huonoja puolia.

Vuokrauksen etuna on se, ettei varsinkaan aloittelevan tapahtumajärjestäjän tarvitse sijoittaa kalustoon rahaa. Jos tähtäät järjestämään suurempia tapahtumia, kolmensadan uuden tuolin ostaminen ei ole houkutteleva ajatus. Tuolien lisäksi tapahtumaan tarvitaan pöytiä, astioita, pöytäliinoja, koriste-esineitä, valoja… Summat voivat kasvaa pelottavan suuriksi ja monen yrittäjän prioriteetit tähtäävät tässä vaiheessa muualle. Ostamisen etuna on kuitenkin se, että kertaalleen ostetut kalusteet voidaan vuokrata eteenpäin! Kalusteista maksetun hinnan voi saada moninkertaisena takaisin vuokratessaan ne muille tapahtumajärjestäjille tai suoraan yksityiselle henkilölle omien tapahtumien ulkopuolella.

Kaluston vuokraaminen tuo omat haasteensa tapahtuman järjestämiseen ja monet muuttujat riippuvat myös vuokrafirmasta. Oma kalusto auttaa sinua ajanhallinnan lisäksi myös tilan suunnittelussa ja sen hyötykäytössä. Viime hetken muutokset eivät lamaannuta ja aikaa säästyy, kun jokaisesta muutoksesta ei tarvitse konsultoida välissä vuokrafirmaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaluston ostamista suositellaan aina vuokraamisen tilalle, sillä sujuvaan yhteistyöhön vuokrafirman kanssa pääsee suosimalla tuttuja firmoja ja rakentamalla hyvää yhteisymmärrystä tapahtumanjärjestäjän ja vuokrafirman välille.

Oman kaluston kuljettamisessa ja varastoinnissa on myös omat haasteensa. Lisäkuluja syntyy kuljetusfirmojen palkkaamisesta sekä varastotilan vuokrasta ja nämä kulut tulisi ottaa aina huomioon oman kaluston ostoa suunniteltaessa. Jos järjestät pelkästään pieniä yksityistilaisuuksia, kulut eivät todennäköisesti nouse suuriksi, mutta satojen ihmisten tapahtumiin kuljetus- ja varastointiongelmat saattavat mukavasti nostaa jo valmiiksi korkeaa stressitasoa.

Kalusteiden omistamisella on hyvät puolensa, jos keskityt järjestämään samankaltaisia tapahtumia. Miten onkaan laita, kun romanttisia kartanohäitä varten hankittu astiasto, pöytäliinat ja tuolit siirretään yritysseminaarin tiloihin? Kaluston vuokraamista suositellaan eritoten, jos järjestät sekä yritys- että vapaa-ajan tapahtumia säännöllisesti.

Kuten voimme nähdä, kaluston vuokraamisella ja ostamisella on omat hyvät ja huonot puolensa. On suositeltavaa istua rauhassa alas ja kirjata ylös yrityksen omia tarpeita ja päämääriä punniten molempien vaihtoehtojen hyödyt ja haitat. Yrityksen koko, toimiala ja budjetti vaikuttavat suuresti siihen, kumpi vaihtoehdoista on sinulle tapahtuman järjestäjänä se kaikkein parhain.