Menu

Kuinka suunnittelet onnistuneen tapahtuman

 

Tapahtuman järjestäminen saattaa vaikuttaa ylitsepääsemättömän vaikealta tehtävältä. Ja ilman organisointia ja etukäteen suunnittelemista, niin se myös voi olla. Tässä blogissa haluan jakaa joitain vinkkejä onnistuneen tapahtuman järjestämiselle.

Sinun kannattaa ensiksi määritellä tapahtumasi tarkoitus. Yhden tai kahden lauseen kirjoittaminen ylös auttaa sinua ohjaamaan tapahtumaasi oikeaan suuntaan. Aiotko opettaa yhteisöä? Houkutella ihmisiä lahjoittamaan rahaa varainkeräykseen? Rajattuasi tapahtuman tarkoituksen voit paremmin suunnitella sen. Jos esimerkiksi haluat tehdä ruokaa vähävaraisille hyväntekeväisyyttä varten, valurautapata ja paistinpannu voivat olla sinulle hyödyllisiä välineitä.

Aseta tavoitteita. Mitä täsmällisesti haluat saavuttaa tapahtumallasi? Pyritkö muuttamaan ihmisten mielipiteitä toiseen suuntaan? Yritätkö kerätä 1000 euroa hyväntekeväisyyteen? Sinun kannattaa miettiä etukäteen mitä haluat saavuttaa tapahtumallasi ja pyrkiä tekemään niistä todellisuutta.

Mieti missä haluat järjestää tapahtuman. Millainen paikka sinun tulisi varata tapahtumaasi varten? Yksi asia tilan valitsemisessa on ainakin varmaa – sinun tulisi etsiä innovatiivista ja erityislaatuista tilaa. Tutkimusten mukaan huonekalujen tyylillä, sisustuksella ja yleisellä ilmapiirillä on merkitystä tapahtuman menestykselle. Haluat ideaalisti pyrkiä tekemään vaikutuksen ihmisiin, jotka astuvat tilaasi.

Miten innostat ihmiset ja saat heidät inspiroitumaan? Tutkimusten mukaan ihmisten muistot rakentuvat kokemusten varaan. Monissa kaupungeissa vanhoja tiloja on muutettu upeiksi kokous- ja tapahtumapaikoiksi. Kuvittele järjestäväsi tapahtuma, jossa DJ saa kaikki tanssimaan koko yön vanhassa uudelleenremontoidussa varastossa. Entä voisitko hyödyntää sääolosuhteita eduksesi ja käyttää paikallisia palveluita, ja viedä vieraasi vaikkapa rekiajelulle? Mahdollisuutesi ihmisten innostamiselle ovat loputtomat!